Hantera ärenden i eftermarknad

🧩 Så använder du Homeruns eftermarknadsmodul

En översikt för dig som eftermarknadsansvarig, projektledare eller entreprenör

Eftermarknadsmodulen i Homerun hjälper dig att ta emot, fördela, åtgärda och följa upp felanmälningar på ett strukturerat sätt – från första anmälan tills ärendet är avslutat och godkänt av boende.

- Den här artikeln går igenom hela flödet steg för steg.

---

👥 Roller i processen

I ett typiskt eftermarknadsflöde finns tre huvudroller:

• 👤 Ansvarig för lokal/boende – t.ex. förvaltare, projektgäst eller motsvarande, som tar emot fel från boende/hyresgäster.

• 🧱 Eftermarknadsansvarig – samordnar felanmälningar, gör första bedömningen och delegerar vidare.

• 🛠️ Entreprenör/underentreprenör – utför åtgärderna, dokumenterar jobbet och återrapporterar i Homerun.

---

1. Felanmälan kommer in

2. Ett fel uppmärksammas i en lokal eller bostad.

3. Ansvarig för lokal/boende skickar in felanmälan till eftermarknadsansvarig via Homerun.

Detta skapar ett nytt ärende i eftermarknadsmodulen kopplat till rätt bostad/enhet.

---

2. Eftermarknadsansvarig får notis

När en ny felanmälan skickas in:

• 📧 Eftermarknadsansvarig får en e-postnotis med en länk direkt till ärendet.

• 📋 I eftermarknadsöversikten syns alla öppna ärenden med filtreringsmöjligheter per bostad, rum, enhet, typ av ärende m.m.

---

3. Bedömning av felanmälan

Eftermarknadsansvarig öppnar ärendet genom att klicka på “Visa” för att se hela ärendet i visningsläge, eller på penn-ikonen för att gå in i redigeringsläget – båda dessa knappar ligger längst ut till höger i ärenderaden. Därefter läser ansvarig igenom beskrivningen, granskar eventuella bifogade bilder och gör en första bedömning.

[Skärmdumpförslag: Ärendevyn – där man ser beskrivning, bilder och knappar/val för status och åtgärder.]

3A. ❌ Om det inte är ett fel

• Status ändras till ”Ingen åtgärd”.

• En kommentar till boende kan lämnas, t.ex. förklaring eller hänvisning till avtal/garanti.

---

3B. ✅ Om det är ett fel

Om eftermarknadsansvarig bedömer att det rör sig om ett fel som ska åtgärdas:

1. ➕ Lägg till åtgärd i ärendet (t.ex. “Byta platta”, “Justera dörr”).

2. 🧱 Markera yrkesgrupper/entreprenörer som ska notifieras.

3. 💬 Skriv en kommentar till boende om att ärendet har vidarebefordrats till ansvarig entreprenör.

4. 🔄 Ändra status så att boende ser ärendet som ”Pågående”.

Boende ser nu att ärendet är under hantering och kan följa status i portalen.

---

4. Entreprenör får ärendet

Den entreprenör/underentreprenör som delegerats:

• 📩 Får ett mail med kort ärendebeskrivning.

• 🔗 Får en länk till inloggningen i Homerun där ärendet kan hanteras.
   

---

5. Entreprenören utför och bekräftar åtgärd

När arbetet är utfört:

1. Entreprenören öppnar ärendet och klickar på ”Bekräfta åtgärd”.

2. 📝 Åtgärderna dokumenteras – vad som gjorts, datum, tidsåtgång m.m.

3. 💬 Eventuell kommentar till boende kan läggas till (t.ex. “Åtgärdat 2025-02-06, ny fog satt kring dusch”).

När detta sparas markeras ärendet som ”Åtgärdad”.

---

6. Eftermarknadsansvarig godkänner eller avslår

Eftermarknadsansvarig får en ny notis när entreprenören markerat ärendet som åtgärdat.

6A. 👍 Åtgärd godkänd

• Status sätts till ”Åtgärd godkänd”.

• 👀 Boende får en notifikation och kan lämna feedback på åtgärden.

• Feedbacken visas i ärendet för eftermarknadsansvarig.

---

6B. 👎 Åtgärd avslagen

• Om åtgärden inte är godkänd, sätts status till ”Åtgärd avslagen”.

• Ärendet skickas tillbaka till entreprenören för ny eller kompletterande åtgärd.

• Flödet fortsätter sedan på samma sätt som från punkt 4 tills åtgärden kan godkännas.
   

---

7. Uppföljning, kategorisering och utskrifter

Alla eftermarksärenden kan:

• 🏠 Kategoriseras per lägenhet/bostad

• 🧰 Kopplas till underentreprenör

• 🚪 Filtreras per rum/enhet/typ av ärende

• 🖨️ Skrivas ut i listor för möten, besiktningar och genomgångar

Det gör det enklare att:

• Följa upp återkommande fel (t.ex. på samma produkt eller hos samma UE)

• Se mönster över tid

• Stötta garantihantering och kvalitetssäkring i projektet

---

📊 Vanliga statusar i eftermarknadsmodulen

Några av de viktigaste statusarna i flödet är:

• Ej hanterad – nytt ärende som ännu inte bedömts.

• Ingen åtgärd – ärendet kräver ingen åtgärd (information/återkoppling till boende).

• Pågående – ärendet är vidarebefordrat till entreprenör och hanteras.

• Åtgärdad – entreprenören har rapporterat att felet är åtgärdat.

• Åtgärd godkänd – eftermarknadsansvarig har kontrollerat och godkänt åtgärden.

• Åtgärd avslagen – åtgärden behöver göras om eller kompletteras.

Men du kan se alla statusar som finns tillgängliga i översikten till höger i daschboarden.